Motivační dopis: vzor a co v něm skutečně napsat

Co tahle stránka přidává

Obecný postup, tedy jak dopis strukturovat, jak dlouhý má být a co do něj nepatří, je rozepsaný v návodu Průvodní dopis: jak ho napsat. Tady se neopakuje.

Tahle stránka přidává tři věci, které se v obecném návodu těžko dělají: celý hotový dopis na jednom místě jako text, který si můžete rozebrat větu po větě, komentář k tomu, proč každý odstavec vypadá tak, jak vypadá, a poctivý odhad, kdy vám dopis v Česku k něčemu bude.

Kdy ho někdo přečte a kdy ne

Poctivá odpověď zní: záleží na tom, kdo vaši žádost otevírá první.

Pravděpodobně ho přečtou

• U malé a střední firmy, kde žádost otevírá přímo majitel nebo vedoucí, který bude vaším nadřízeným.
• Když se hlásíte přes e-mail, protože tam se dopis často stane rovnou tělem zprávy a nejde ho přeskočit.
• Když je ve vašem životopise něco, co potřebuje vysvětlit: změna oboru, delší přestávka, stěhování do jiného kraje, návrat z rodičovské.
• Když inzerát výslovně žádá, abyste napsali, proč vás pozice zajímá. To je zadání, ne formalita, a nesplněné zadání je první důvod k vyřazení.
• U neziskových organizací, ve školství a ve veřejné správě, kde bývá dopis součástí formálního výběrového řízení.

Pravděpodobně ho nepřečtou

• U velkých firem, kde první kolo dělá personální oddělení podle tvrdých požadavků z inzerátu.
• Když se hlásíte přes pracovní portál jedním kliknutím a dopis je třetí příloha v pořadí.
• U technických pozic s velkým převisem poptávky po lidech, kde se rozhoduje podle praxe a technického kola.
• Když je dopis dlouhý na celou stranu a začíná větou o tom, že vás nabídka zaujala na pracovním portálu.

Z toho plyne praktické pravidlo. Pokud máte na přípravu žádosti hodinu, dejte padesát minut životopisu a deset minut dopisu. Pokud máte životopis hotový a hlásíte se na místo, o které vám opravdu jde, je dopis nejlevnější způsob, jak se odlišit od lidí se stejným počtem let praxe.

Celý dopis

Obchodní zástupce, který se hlásí na pozici u jiného dodavatele ve stejném oboru. Čtyři odstavce, zhruba 220 slov.

Rozbor odstavec po odstavci

Oslovení

Jméno, ne Vážení. Jméno personalistky bývá pod inzerátem, na webu firmy nebo se dá zjistit jedním telefonátem na recepci. Když se jméno opravdu nedá zjistit, je lepší neutrální oslovení než nesprávné.

První odstavec: co umíte, doložené

Nezačíná tím, kde jste nabídku našli. To zaměstnavatel ví a nikoho to nikam neposune. Začíná jednou větou o tom, co děláte, a jedním číslem s vysvětlením, jak vzniklo. Věta o tom, že růst přišel z rozšíření sortimentu a ne z lovu nových zákazníků, je odborný názor. Právě ten odlišuje dopis od životopisu.

Druhý odstavec: proč právě tahle firma

Tohle je jediný odstavec, který nelze napsat dopředu a rozeslat. Odkazuje na konkrétní situaci zadavatele, tedy na stagnující region, a na vlastní zkušenost s ní. Pak přidává jednu věc navíc, o kterou inzerát neprosil, ale která zaměstnavatele pálí: platební morálku zákazníků.

Třetí odstavec: znalost trhu

Dvě věty, které nejde předstírat. Kandidát říká, že firmu zná z konkurenční strany a tuší, kde bude na schůzkách narážet. To je konkrétní a zároveň to není lichotka.

Závěr: konkrétní nabídka dalšího kroku

Ne prosba o šanci, ale návrh, co přinese s sebou. Telefon je přímo v textu, protože dopis často putuje dál bez životopisu a příjemce nemá chuť hledat kontakt v příloze.

Levý sloupec není špatně napsaná čeština. Je to čeština, kterou příjemce čte popáté za dopoledne.

Čtyři věci, které dopisu nejvíc uškodí

1. Převyprávěný životopis. Když dopis opakuje pozice a roky, nepřidává nic a příjemce ho po dvou větách odloží.
2. Délka přes jednu stranu. Čtyři odstavce jsou strop. Pátý odstavec nikdo nečte a jeho existence říká, že neumíte vybrat podstatné.
3. Jeden dopis rozeslaný všem. Druhý odstavec je jediné místo, kvůli kterému dopis vůbec existuje, a právě ten se kopírováním ztratí.
4. Nadsazená čísla. Dopis se čte nahlas na pohovoru častěji než životopis a každé číslo v něm je pozvánka k otázce.

A jedna technická věc, která se týká i dopisu. Pokud ho posíláte jako samostatné PDF, platí pro něj totéž co pro životopis: háčky a čárky se v něm mohou při exportu poškodit a příjemce dostane změť. Než ho odešlete, otevřete si ho a vyhledejte v něm vlastní příjmení.

Časté otázky

Musím psát motivační dopis, když ho inzerát nežádá?

Nemusíte. Má smysl tehdy, když o místo opravdu stojíte, nebo když v životopise něco potřebuje vysvětlit. U hromadného rozesílání je lepší investovat čas do přizpůsobení životopisu.

Jak dlouhý má být?

Tři až čtyři odstavce, dohromady zhruba 200 až 250 slov. Jedna strana je maximum, ne cíl.

Mám ho poslat jako přílohu, nebo napsat do e-mailu?

Když se hlásíte e-mailem, napište ho rovnou do těla zprávy. Příloha navíc znamená klik navíc a dopis je přesně ten dokument, u kterého se ten klik často neudělá. Do formulářů na portálech nahrajte PDF.

Je motivační dopis a průvodní dopis totéž?

V českých inzerátech se oba pojmy používají prakticky zaměnitelně. Průvodní dopis bývá o odstín stručnější a věcnější, motivační dopis se častěji ptá na to, proč právě tato firma. Rozdíl je v důrazu, ne v druhu dokumentu.