Projektový manažer - vzor životopisu a návod

Kompletní vzor životopisu

Smyšlený životopis na dvě strany. Tvar si vezměte, čísla si dosaďte vlastní.

Smyšlený příklad. Použijte vlastní jméno, město, e-mail, telefon a případně odkaz na LinkedIn. Datum narození, rodné číslo ani rodinný stav do životopisu nepatří.

Proč tenhle životopis funguje

Pět věcí, kterými se tenhle vzor liší od životopisů, jaké chodí na pozice projektových manažerů:

• Titulek říká velikost projektů, ne jen název pozice

  Projektový manažer znamená v Česku všechno od koordinace tří lidí po zakázku za osmdesát milionů. Doplnění implementace systémů, rozpočty do 30 mil. Kč tu otázku zodpoví hned a ušetří schůzku, na které se zjistí, že firma hledá někoho o dvě velikostní třídy jinde.

• Rozsah je popsaný trojicí rozpočet, tým, termín

  28 mil. Kč, 22 lidí, tři země. Tři čísla, která spolu drží, a z nichž se dá odvodit obtížnost. Kdo napíše jen řídil jsem rozsáhlé projekty, dostane na pohovoru přesně tyhle tři otázky a bude odpovídat z hlavy.

• Je tam napsaný i projekt, který se nepovedl

  Převzatý havarovaný projekt s výsledkem zpoždění sedm týdnů je nejsilnější bod celého životopisu. Projekťák, který tvrdí, že mu všech sedm projektů vyšlo, je buď nezkušený, nebo to zaokrouhlil. Firma hledá někoho, kdo pozná potápějící se projekt a umí ho dotáhnout do akceptace.

• Změnové řízení je popsané jako mechanismus

  Písemné schválení každého požadavku nad 40 hodin je konkrétní pravidlo s prahem, ne obecné řízení změn. A následek, tedy pokles neplacených víceprací z 18 % na 5 %, je přesně ten druh čísla, které zajímá majitele dodavatelské firmy.

• Osobní údaje jsou osekané, certifikace vidět hned

  IPMA stupeň C je v doplňujících údajích nahoře, protože se na ni ptá polovina českých inzerátů. Datum narození, rodné číslo ani rodinný stav tam nejsou, ačkoli je starší tuzemské vzory měly. Fotka je u nás běžná a nepovinná; kdy pomáhá a kdy ne, řeší samostatný článek o fotce v životopise.

Příklady profesního shrnutí

Začátek kariéry

Bez vlastního projektu nepište, že jste projekty vedla. Koordinace je poctivé slovo a personalista ho ocení víc než nafouknutou verzi, která spadne u první otázky na rozpočet.

Střední úroveň

Rozpětí rozpočtů a týmů říká víc než jedno vybrané číslo: ukazuje, v jaké velikostní třídě se pohybujete a jak je široká.

Senior

Na seniorní úrovni se prodává, co jste nastavila pro ostatní, a ochota vzít si těžký případ. Poslední věta je nabídka na konkrétní situaci, ne popis povahy.

Příklady bodů v praxi

Dvanáct bodů ve slabé a silné verzi. U projektů je klíčové uvést, co jste řídila vy a co tým: firma potřebuje vědět, jestli jste rozhodovala, nebo zapisovala. Čísla ve vzoru jsou vymyšlená, dosaďte si vlastní.

Slabě

Koordinace projektového týmu.

Lépe

Vedla jsem implementaci skladového systému, rozpočet 28 mil. Kč, tým 22 lidí ve třech zemích; spuštění v termínu a 1,1 mil. Kč pod rozpočtem.

Proč

Slabá verze je nejčastější věta v celém oboru. Tři čísla z ní udělají tvrzení, které se dá prověřit.

Slabě

Komunikace se stakeholdery.

Lépe

Snížila jsem počet eskalací na vedení ze zhruba dvou měsíčně na jednu za kvartál zavedením patnáctiminutového týdenního statusu se zadavatelem.

Proč

Komunikace není výsledek. Pokles eskalací je, a rovnou ukazuje, že jste problémy řešila dřív, než vyrostly.

Slabě

Řízení změn v projektu.

Lépe

Zavedla jsem změnové řízení s písemným schválením každého požadavku nad 40 hodin; podíl neplacených víceprací klesl z asi 18 % objemu na 5 %.

Proč

Uveďte práh, od kterého pravidlo platí. Bez prahu to zní jako obecná zásada z učebnice.

Slabě

Dodržování termínů a rozpočtu.

Lépe

Ze sedmi vedených projektů skončilo pět v termínu; u dvou zbylých jsem vyjednala posun se zadavatelem dřív, než termín uplynul.

Proč

Sedm ze sedmi nikdo nevěří. Poctivý poměr plus to, jak jste řešila zbytek, působí silněji.

Slabě

Řízení rizik.

Lépe

Vedla jsem registr rizik se čtrnácti položkami a čtvrtletním přehodnocením; dvě rizika se naplnila a obě měla připravený záložní postup.

Proč

Registr rizik má každý. Doklad, že jste podle něj opravdu jednala, skoro nikdo.

Slabě

Spolupráce s dodavateli.

Lépe

Vedla jsem výběr dodavatele integrace pro tři paralelní projekty, včetně hodnoticích kritérií a porovnání čtyř nabídek.

Proč

Výběr dodavatele je rozhodovací práce. Spolupráce zní jako e-mailová korespondence.

Slabě

Převzetí problémového projektu.

Lépe

Převzala jsem projekt tři měsíce po havárii, přepsala harmonogram na čtyři milníky a dovedla ho k akceptaci se zpožděním sedmi týdnů proti původnímu plánu.

Proč

Napsat zpoždění je odvážné a právě proto to funguje. Ukazuje, že umíte měřit, i když výsledek není hezký.

Slabě

Vedení porad.

Lépe

Zkrátila jsem týdenní projektovou poradu z 90 na 35 minut převedením statusu do písemné formy předem; účast vzrostla na plný tým.

Proč

Porada sama o sobě není výsledek. Změna v tom, kolik času žere a kdo na ni chodí, výsledek je.

Slabě

Reporting vedení společnosti.

Lépe

Postavila jsem jednostránkový měsíční report čerpání a rizik, který dnes používá všech pět projekťáků ve firmě.

Proč

To, že váš výstup převzali ostatní, je nejlepší doklad, že byl dobrý.

Slabě

Řízení rozpočtu projektu.

Lépe

Sledovala jsem čerpání rozpočtu 28 mil. Kč po měsících a při hrozícím překročení o 6 % jsem přeskládala rozsah se zadavatelem místo žádosti o navýšení.

Proč

Rozhodnutí, jak jste to řešila, je cennější než samotná částka.

Slabě

Zajištění dotačního projektu.

Lépe

Připravila jsem podklady k žádosti o dotaci na modernizaci skladu a průběžné monitorovací zprávy; projekt prošel kontrolou poskytovatele bez krácení.

Proč

U dotací je bez krácení výsledek, který každý poskytovatel i každá firma okamžitě chápe.

Slabě

Zaškolení uživatelů.

Lépe

Naplánovala jsem zaškolení 140 skladníků ve třech směnách během dvou týdnů; po spuštění klesl počet dotazů na podporu pod deset denně do konce prvního měsíce.

Proč

Napište, co se stalo po spuštění. Zaškolení je aktivita, přijetí systému je výsledek.

Dovednosti, které do tohoto životopisu patří

Vzdělání a certifikace

Vysoká škola technického nebo ekonomického směru je u projektových pozic běžný výchozí bod, ale od třetí pozice ji dejte pod praxi a nechte z ní titul, školu a roky. Podstatnější je, v jakém oboru jste projekty vedla: implementace systémů, stavba, výroba a dotační projekty jsou v Česku čtyři různé profese pod jedním názvem a firma hledá tu svoji. Pokud měníte obor, napište to rovnou do shrnutí a v praxi zdůrazněte, co je přenositelné: rozpočet, dodavatelé, změnové řízení.

Certifikace

• IPMA stupeň D, C, B - V Česku nejrozšířenější certifikace a u řady inzerátů se na ni ptají jménem. Uveďte stupeň a rok; stupeň je to, co odlišuje znalost metodiky od doložené praxe.
• PRINCE2 Foundation nebo Practitioner - Časté u dodavatelů do veřejné správy a u mezinárodních zadavatelů. Foundation a Practitioner nejsou totéž, tak napište který.
• PMP (Project Management Professional) - Má smysl u nadnárodních firem s americkou centrálou. V čistě tuzemském prostředí se na ni ptá málokdo.
• Scrum Master nebo obdobný agilní certifikát - Uveďte, když skutečně vedete iterativní vývoj. Vedle vodopádové implementace na dva roky vypadá spíš jako výplň.

Certifikace nenahradí odvedený projekt a žádná není podmínkou. Uveďte tu, kterou inzerát žádá, a zbytek zkraťte na jeden řádek.

Jak systém ATS čte tenhle životopis

Kontrola ATS od Appliory pustí na nahraný soubor 14 kontrol a ukáže vám text, který z něj její parser přečetl. Čtyři z nich se životopisů projektových manažerů týkají nejvíc.

• Diakritika

  Kontrola Diakritika je důvod, proč tenhle nástroj nefunguje jako anglický checker s přeloženými popisky. Hledá tři stavy. Mojibake, tedy bajty UTF-8 přečtené jako CP1252, kdy se z písmene ě nebo ř stane dvojice cizích znaků; to je důkaz poškození a sráží skóre kontroly o 70 bodů. Zástupné znaky, tedy U+FFFD nebo otazník zaklíněný mezi dvěma písmeny, protože font při exportu neuměl daný glyf. A setřenou diakritiku, což je jediný odhad ze tří: hlásí se až nad zhruba 400 písmeny textu a je napsaná tak, že diakritika vypadá setřeně, protože část lidí bez ní píše záměrně. Nejrychlejší vlastní test: otevřete si hotové PDF a vyhledejte v něm svoje příjmení tak, jak ho píšete. Když se nenajde, nenajde vás ani databáze zaměstnavatele.

• Pořadí čtení

  Projekťáci mají rádi šablony s postranním pruhem na certifikace a nástroje. Když parser čte přes stránku místo po sloupci, obsah pruhu se proplete mezi názvy projektů a z vaší praxe vznikne text, ve kterém jste v roce 2021 vedla IPMA Jira Confluence. Kontrola ukáže přečtený text v pořadí, v jakém k parseru dorazil, takže si to ověříte na vlastním souboru.

• Kvalita odrážek

  Nejtěžší obsahová kontrola ze všech. Sleduje, kolik bodů nese číslo a kolik jich začíná slovesem. Projektové životopisy na ní padají proto, že popisují roli místo výsledků: koordinace, komunikace, reporting. Přitom rozpočet, velikost týmu a termín jsou tři čísla, která má projekťák po ruce vždycky.

• Rozpoznatelné sekce

  Kontrola hledá obvyklé nadpisy sekcí, tedy Praxe, Vzdělání, Dovednosti. Projektové životopisy si často zavedou vlastní strukturu typu Vybrané reference nebo Portfolio projektů, což může být pro čtenáře užitečné, ale sekci praxe to nenahrazuje. Nechte standardní nadpisy a přehled projektů přidejte jako další sekci.

Šablony vhodné pro tuhle pozici

• ATS Structured

  Jeden sloupec a jasně oddělené sekce, což je potřeba, když má životopis praxi i přehled projektů.

• Two Column Pro

  Když opravdu chcete dva sloupce, tenhle je stavěný tak, aby se obsah nepropletl při čtení po řádcích.

• Product Systems

  Na implementační a produktové projekty, kde se čeká o něco modernější vzhled než v bance.

• Executive Premium

  Na seniorní role a programy, kde dokument čte ředitel a formálnější úprava sedí lépe.

Podobné pozice

• Programátor
• Obchodní zástupce
• Účetní