Klauzula RODO w CV: aktualna treść i najczęstsze błędy

Zanim zaczniemy

Po co ta klauzula w ogóle jest

Pracodawca, który prowadzi rekrutację, przetwarza Twoje dane i musi mieć do tego podstawę. Część danych może od kandydata pozyskać dlatego, że pozwala mu na to prawo pracy: imię i nazwisko, datę urodzenia, wskazane przez Ciebie dane kontaktowe, a gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy danego rodzaju, także wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia. Dla tego zakresu zgoda nie jest podstawą przetwarzania i nie musi jej nic zastępować.

Klauzula ma znaczenie tam, gdzie wychodzisz poza ten zakres. Zdjęcie, zainteresowania, profil w mediach społecznościowych, stan cywilny, informacje o rodzinie: to dane, których pracodawca nie może po prostu wymagać, a które sam wstawiasz do dokumentu. Drugi obszar to czas: zgoda jest tym, co pozwala zachować Twoje CV na kolejne rekrutacje, gdy obecna już się zakończy.

Do tego dochodzi powód czysto praktyczny. Wiele firm zbudowało swoje procesy wokół zgody i pyta o nią w formularzu albo oczekuje jej na dokumencie. Brak klauzuli bywa wtedy traktowany jak brak elementu zgłoszenia, niezależnie od tego, czy z punktu widzenia przepisów rzeczywiście był potrzebny.

Jak brzmi aktualna klauzula

Najczęściej spotykana dziś wersja jest krótka i mówi o konkretnej rekrutacji.

To zdanie robi trzy rzeczy naraz: wskazuje, kto przetwarza dane, po co i w jakim postępowaniu. Dłuższe wersje, które wyliczają artykuły rozporządzenia i nazwę aktu w pełnym brzmieniu, nie są błędem, ale nic nie dodają, a zabierają miejsce na dole strony. Jeśli pracodawca ma własne oczekiwania co do treści, zwykle podaje je w ogłoszeniu i wtedy warto użyć jego wersji.

Gdy chcesz, żeby Twoje CV zostało także na przyszłe nabory, potrzebna jest druga, osobna zgoda:

Dwie zgody, dwa zdania. Możesz udzielić tylko pierwszej, jeśli nie chcesz, żeby Twoje dane zostały w bazie po zakończeniu naboru. Nikt nie może uzależnić rozpatrzenia zgłoszenia od tej drugiej.

Klauzula, której nie warto już przepisywać

Najczęstszy błąd w polskich CV nie polega na braku klauzuli, tylko na jej przestarzałej wersji. Chodzi o zdanie powołujące się na ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, często razem z adresem publikacyjnym w dzienniku ustaw. Ta ustawa została uchylona, gdy weszły w życie przepisy o ochronie danych osobowych obowiązujące od 2018 roku.

Wersja przestarzała

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Wersja aktualna

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikuję.

Dlaczego to ma znaczenie

Powoływanie się na uchylony akt nie unieważnia zgody, ale mówi czytającemu coś innego: że dokument leży w tym samym folderze od lat i nikt go od tego czasu nie otworzył.

Skąd ta trwałość? Stare wzory CV nadal wiszą w sieci, a klauzula jest tym fragmentem dokumentu, który kopiuje się bez czytania. Warto sprawdzić własne CV pod tym kątem raz, przy najbliższej aktualizacji, i mieć to z głowy.

Gdzie ją umieścić

• Na samym dole dokumentu, pod ostatnią sekcją. To jedyne miejsce, w którym nikt jej nie szuka i wszyscy się jej tam spodziewają.
• Mniejszym stopniem pisma niż reszta treści, ale nie mikroskopijnym. Osiem lub dziewięć punktów wystarczy, żeby nie konkurowała z doświadczeniem.
• Jako zwykły tekst, nie jako obrazek ani pole tekstowe wstawione z narzędzia graficznego. Wstawiona jako grafika nie zostanie odczytana przez system rekrutacyjny, a czasem w ogóle nie trafi do skopiowanej treści.
• W liście motywacyjnym tylko wtedy, gdy wysyłasz go bez CV. Powtarzanie tego samego zdania w dwóch dokumentach niczego nie wzmacnia.

Jeśli aplikujesz przez formularz, w którym jest osobne pole zgody, klauzula w CV i tak nie przeszkadza. Zaznaczenie pola jest wtedy tym, co liczy się dla pracodawcy, a zdanie na dokumencie zostaje na wypadek, gdyby plik wędrował dalej mailem.

Co się dzieje, gdy klauzuli nie ma

Nie ma przepisu, który nakazuje odrzucić zgłoszenie bez klauzuli, i pracodawca, który potrzebuje tylko podstawowego zakresu danych, może rozpatrzyć takie CV bez żadnej zgody. W praktyce jednak dzieje się kilka rzeczy naraz: część działów kadr odkłada takie zgłoszenia i wraca do nich później, część wysyła osobnego maila z prośbą o zgodę, a część formularzy rekrutacyjnych po prostu nie pozwala wysłać zgłoszenia bez zaznaczonego pola.

Osobny przypadek to CV ze zdjęciem i bez klauzuli. Zdjęcie jest daną, której pracodawca nie może wymagać, więc rozsądniej jest albo dołożyć zgodę, albo zdjęcie usunąć. Co robić ze zdjęciem w polskim CV opisujemy w osobnym tekście, linkowanym na dole tej strony.

Odwrotna sytuacja, czyli klauzula wpisana mimo braku potrzeby, nikomu nie szkodzi. Kosztuje jedną linijkę i zamyka temat. Jedyne miejsce, w którym warto ją świadomie pominąć, to dokument pisany dla pracodawcy spoza Polski: w niemieckim Lebenslaufie taka formułka nie jest oczekiwana i wygląda obco.

Co widzi tester CV

Tester ATS w Applierze rozpoznaje język dokumentu i dla plików rozpoznanych jako polskie sprawdza klauzulę osobno. Wyłapuje dwie sytuacje: brak jakiejkolwiek zgody oraz zgodę w brzmieniu powołującym się na ustawę z 1997 roku. Obie są opisane w wynikach razem z podpowiedzią, co wpisać zamiast.

To sprawdzenie nie działa na CV po angielsku ani po czesku, bo tam nikt takiej klauzuli nie oczekuje i jej brak nie jest usterką. Cały raport uruchamia się na wgranym pliku i pokazuje odczytany tekst, więc od razu zobaczysz, czy Twoja klauzula w ogóle została odczytana, czy została wstawiona jako grafika i przepadła.

Najczęstsze pytania

• Czy CV bez klauzuli RODO zostanie odrzucone?

  Nie ma przepisu, który każe odrzucić takie zgłoszenie. W praktyce część pracodawców odkłada aplikacje bez klauzuli albo dopytuje o zgodę osobno, a formularze rekrutacyjne często zawierają obowiązkowe pole zgody. Jedno zdanie na dole CV usuwa ten problem, więc zwykle nie ma powodu go pomijać.

• Czy muszę wpisać nazwę firmy w treści klauzuli?

  Nie musisz, ale zgoda wskazująca konkretnego pracodawcę i konkretną rekrutację jest czytelniejsza niż ogólne zdanie. Jeśli wysyłasz to samo CV w wielu miejscach, zostaw wersję bez nazwy albo podmieniaj ją przy każdym zgłoszeniu.

• Czym różni się zgoda na jedną rekrutację od zgody na przyszłe rekrutacje?

  Pierwsza dotyczy postępowania, na które właśnie aplikujesz, i kończy się razem z nim. Druga pozwala zachować Twoje dane na kolejne nabory. To są dwie osobne zgody i możesz udzielić tylko jednej z nich.

• Czy mogę wycofać zgodę po wysłaniu CV?

  Tak. Zgodę można wycofać w każdej chwili, a wycofanie nie wpływa na to, co działo się wcześniej na jej podstawie. Wystarczy wiadomość do pracodawcy z prośbą o usunięcie danych.